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Come creare presentazioni che funzionano

Panico da PowerPoint in vista di una riunione? I colleghi tentano il suicidio davanti alle vostre slide? Vediamo perché, e come migliorare

Da una mia ricerca (non) scientifica su un campione (quasi) rappresentativo di soggetti, ho potuto constatare che le presentazioni sono tra le cose più odiate nelle aziende. Pare addirittura che il 60% per cento delle imprecazioni dirette al computer riguardi un qualche PowerPoint, percentuale che si alza al 90% in concomitanza di meeting con interventi da cento slide ciascuno.

Mi sono dunque chiesta: perché tanto odio nei confronti di uno strumento così versatile, che si presta a fare più o meno tutto quello che vogliamo?
La risposta, incredibilmente, è assai semplice: non sono i PowerPoint a fare schifo, siamo noi che non li sappiamo creare. Se produciamo presentazioni noiose, incomprensibili, che fanno venire al nostro pubblico istinti suicidi, la colpa è nostra, mica loro.

Dobbiamo pertanto condurre un severo esame di coscienza e chiederci: cosa stiamo sbagliando? E, soprattutto, come possiamo migliorare?
Di seguito alcuni suggerimenti di base: si tratta di indicazioni semplici e alla portata di tutti, anche di chi non ha seguito corsi di grafica o di “powerpointaggio”.

Preparazione

Per quanto PowerPoint e affini siano software molto disponibili, che si adattano a eseguire i nostri comandi con rapidità, sedersi alla scrivania con giusto dieci minuti di tempo e un panino ancora a metà fra l’esofago e lo stomaco non è il modo migliore per creare una buona presentazione.
Prima di lanciarsi a sbattere caselle di testo sulle slide, infatti, è indispensabile organizzare i propri contenuti, ed è un’operazione che dovrebbe iniziare lontano dal computer. Un sistema che trovo molto valido è quello di partire scrivendo a mano (sì, a mano. Ci torneremo) su un foglio tutti i punti di cui dovrà trattare l’intervento. Dopo averli elencati, metteteli in ordine, individuando il filo logico che li unisce ed evidenziando per ciascuno l’elemento centrale, la cosa più importante tra le più importanti.

Organizzare le slide

Ora che avete la vostra scaletta potete iniziare a comporre, tenendo a mente l’insegnamento dell’architetto e designer Mies Van Der Rohe, ovvero che “less is more”. Uno degli errori più comuni, che si ritrova in ogni presentazione fatta senza criterio, è quello di voler scrivere TUTTO. Vi svelo un segreto: il vostro pubblico non è lì per leggere un romanzo a video; il vostro pubblico è lì per sentire voi. Per cui più scrivete, e più lo costringete a leggere, e meno vi ascolterà. Se sentite il bisogno di trasferire grandi quantità di informazioni, preparate una dispensa e consegnatela al termine del meeting, ma nelle slide tenete solo l’essenziale. E comunicatelo un punto alla volta.
Quando le presentazioni dovevano essere stampate o scritte su fogli di acetato, ridurre all’osso il loro numero poteva avere un senso, anche economico; oggi disponiamo di infinito spazio virtuale, per cui accalcare righe e numeri in una stessa pagina è non solo inutile ma anche controproducente. State comunicando qualcosa e volete che chi ascolta lo recepisca, quindi dovete essere il più chiari possibile, sfruttando l’organizzazione degli spazi: un solo concetto / elemento / punto per slide, espresso chiaramente, con spazio vuoto intorno.

Stile

Il discorso sulla gestione dello spazio ci porta dritti alla questione dello stile: font? Colori? Corpo? Le presentazioni, soprattutto quelle aziendali, tendono a essere tutte uguali: font standard (Times New Roman, Arial, qualche Mac user con Helvetica), colori tristi (azzurro, blu e grigio fra tutti), dimensioni delle scritte microscopiche. Per non parlare delle tabelle ricche di numerini e sigle che farebbero la gioia di ogni optometrista, ma difficilmente rallegrano chi è seduto oltre la quarta fila.
Quindi: scrivete poco e scrivete “in grande”. Non riempiendo l’intera slide, ma abbastanza perché anche il tizio in piedi in fondo alla sala possa leggere. E lasciate spazio tra le righe. Far respirare i concetti, anche fisicamente, aiuta a comunicarli (e capirli) meglio.
E poi variate: usate almeno due font, uno per i testi e uno per i titoli (se proprio non ve la sentite, mantenete lo stesso, alternando però maiuscolo e minuscolo) – Google Fonts ne offre a centinaia, tutti scaricabili for free; impiegate almeno un paio di colori (se non vi fidate del vostro talento per abbinarli, provate le tabelle preimpostate di Colore Puro, oppure le tantissime palette suggerite su COLOURlovers) e usateli per enfatizzare i punti chiave.

Testi

Molti fingono che non sia così, ma in una presentazione i testi sono fondamentali. A parte i principi base di correttezza ortografica e grammaticale (la E maiuscola vuole l’accento, così: È, e non l’apostrofo, così: E’; il congiuntivo esiste, vi vuole bene, vogliatene a lui), le parti scritte di una presentazione devono essere brevi, chiare, incisive. Devono essere il distillato del discorso che ci farete intorno a voce.

Lasciate perdere frasi lunghe e pensieri estesi; se usate citazioni, che siano al massimo di due righe (e indicate sempre l’autore, aggiungendone la professione / qualifica: non tutti sanno chi era Pinco Pallino, che per voi è come un padre, e sentirsi ignorante non piace a nessuno); usate gli elenchi puntati, purché non superino i 4-5 elementi. Se sono di più organizzateli in due liste diverse e spalmatele in slide differenti.

Immagini

Avete presente il detto per cui un’immagine vale più di mille parole? Nelle presentazioni è particolarmente vero, a patto di saperle scegliere. Per cui no, le clipart di Word non contano. E neppure foto generiche dall’aria melensa: avete mai visto un’impiegata di call center sorridere felice come negli scatti tutti uguali in vendita nei siti di immagini stock? Non siete stanchi delle mille inquadrature di mani che si stringono?
Il web straripa di risorse da cui scaricare gratuitamente fotografie e illustrazioni: individuate nel vostro intervento un tema e recuperate immagini coerenti con quello e tra loro. Usate solo fotografie, o solo disegni. Sceglieteli di buona qualità, ad alta o media risoluzione (almeno 1.000 pixel per pollice – i famosi dpi – per il lato lungo). Se le usate come sfondo assicuratevi che ci sia spazio per scriverci sopra, mantenendo la leggibilità del testo.

Grafici

I grafici sono una risorsa utilissima quando dovete presentare dati e cifre, ma se vi fermate alle trite, misere colonnine, magari relegate in un angolo, ne sprecate il potenziale. Ciò che il grafico deve fare è rendere immediatamente comprensibile un rapporto numerico: sbizzarritevi creandone di forme diverse, usando il colore, e metteteli bene in vista ciascuno sulla propria slide. Non è necessario che di fianco appaiano legende infinite: le note le spiegherete a voce.
Anche per questo esistono in rete applicazioni gratuite, come LiveGap Charts (in inglese), che vi sfornano grafici belli pronti senza che dobbiate impazzire per crearli. Salvateli come immagini e importateli nella presentazione.

Logo sì o logo no?

La tentazione di piazzare il logo aziendale su ogni slide è forte, ma, se potete, il mio consiglio è: resistete. Vi siete presentati come Tizio Caio dell’azienda Sempronia; il vostro nome si legge sul programma del convegno: non avete bisogno di ripeterlo altre dieci, venti, cinquanta volte. Inseritelo in apertura e nella slide finale, insieme ai vostri recapiti. Quello che ci sta in mezzo vivrà più bello e libero, senza questo peso.

L’inizio e la fine

Possono sembrare banalità, ma c’è chi se li scorda: mettete sempre una copertina, con titolo dell’intervento e logo (qui ci va), e una slide conclusiva che contenga il vostro nome e l’e-mail e, se state parlando al di fuori dei confini aziendali, l’eventuale sito della società / gruppo. (E già che ci siete, aggiungete un grazie per l’attenzione, che male non fa.)

Come vedete non è impossibile, e neppure così complicato. Per approfondire potete consultare due delle bibbie del settore, Slide:ology di Nancy Duarte e Presentation Zen di Garr Reynolds, e farvi un giro su SlideShare.

(Certo, potrete dirmi che una presentazione piacevole e chiara non basta, e la parte del leone dovrete farla voi come oratori. È vero. Ma di questo parleremo un’altra volta.)

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OO-roscopo del mese: Cancro

Come ogni testata che si rispetti, anche l’OO-blog ha il suo oroscopo. Anzi, l’OO-roscopo. Che prosegue sotto il segno del Cancro.

Quando siete stanchi delle frasi fatte di Paolo, quando non vi ritrovate nelle auliche citazioni di Rob, quando ormai anche Branko non vi soddisfa più, potete rivolgervi alle divinazioni di OO-mino. Un oroscopo mensile, segno per segno, che vi darà una personalissima interpretazione degli astri letti dalla terra.

CANCRO

Con l’arrivo dell’estate e delle vacanze parliamo del cancro: il segno più “famigliare” che c’è.

Così cadono le fronde intorno all’albero in autunno: esso non ne sa nulla: la pioggia lo bagna e lo colpisce il sole o il gelo, la vita gli si ritrae lentamente in uno spazio minimo e intimo. Esso non muore. Aspetta.

Lo scriveva Hermann Hesse, cancerino doc, nel suo Demian. E così appare il rappresentante di questo segno, racchiuso e felice nel suo spazio “minimo e intimo”.
Nato per vivere tra i flutti marini coperto dalla sua casa-corazza, il Cancro è tenace e determinato, sicuramente più orientato a obiettivi personali che non alla carriera: trae infatti il massimo piacere dagli agi domestici e dalla famiglia.
Vive la casa come fosse un moderno carapace più o meno ammobiliato, dove nascondersi e rintanarsi nei momenti introspettivi e lunatici. Per questo spesso preferisce mostrare la sua luccicante armatura piuttosto che svelare i propri sentimenti.

Sul lavoro il Cancro è materno, ama accudire i propri colleghi e spesso tende a vederli come una grande famiglia. È una persona fedele e leale, forte dei propri valori che usa come ancore per navigare nel burrascoso mare della competitività. Non è un arrivista, ma vuole che il suo ruolo venga riconosciuto, perché la realizzazione professionale è pur sempre un arricchimento personale.

Onesto e diligente, non è attaccato esclusivamente al vil denaro, e potrebbe stupire con scelte votate alla qualità della vita rispetto a una crescita economica ingente. Difficile che sia un imprenditore di successo, ma potrebbe essere un ottimo elemento per equilibrare le differenti dinamiche di staff.

Morale: fidanzatevi con un cancro, adottatelo, prendetelo come collaboratore, schiavo tuttofare o fratello di sangue, ma non fatene un socio: sarebbe un’impresa molto dura.

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Il cane in ufficio? Per noi è sì.

Condividere lo spazio di lavoro con un animale (diverso dal collega) è una pratica che si va diffondendo. Noi la testiamo quotidianamente e ne siamo entusiasti: il perché ve lo raccontiamo qui.

La nostra è, per scelta, un’azienda pet friendly. Prima ancora che la scienza confermasse i benefici del dividere la postazione con le proprie bestiole, noi sperimentavamo la convivenza tra specie diverse (e no, non stiamo parlando dei soci).

Oggi quasi tutto lo staff di 365 gradi ospita in casa animali da compagnia (anzi, nel caso delle socie Chiare sono loro stesse gli animali da compagnia dei propri gatti), anche se per ragioni logistiche solo uno ha finito per diventare ospite fisso dell’ufficio: ladies and gents, siamo lieti di presentarvi il nostro Fonzie.

Fonzie è un bulldog francese di 5 anni. È piovuto tra le braccia di Francesca dopo la prematura dipartita di Matley, la nostra prima mascotte ufficiale, e Francesca, che sa riconoscere un segno del destino quando ne vede uno, non ha esitato ad acchiapparlo al volo. Dopo qualche settimana di convivenza, Fonzie prendeva il sole sdraiato sull’asciugamano assieme al fidanzato di Francesca, ed era diventato l’ombra della sua nuova mamma umana.

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In quanto ombra la segue anche in ufficio, ha il suo divano privato – anche se non disdegna di frequentare quello della sala d’attesa – e mangia in enormi ciotole personalizzate.

Il suo contributo al benessere generale è innegabile: durante il giorno si divide con imparzialità tra i diversi uffici, segue con passione interviste telefoniche e operazioni commerciali, collabora agli incontri di formazione e stimola i presenti a compiere esercizio fisico portandolo a spasso.

Vero team-builder, partecipa con entusiasmo ai pranzi comunitari: lo si può vedere mendicare bocconcini ora da uno, ora dall’altro commensale, e la sua tenacia è tale che si rassegna solo quando l’ultimo ha abbandonato il tavolo. Trotterella allora fino al suo giaciglio, dove si accomoda con aria infelice.

Mai tanto infelice, comunque, come quando viene lasciato fuori dalla stanza nella quale si svolgono i colloqui di lavoro: si sdraia sul tappeto, ventre a terra e orecchie flosce, e rimane a fissare la porta in attesa che la sua amata torni a lui. E quando finalmente l’uscio si apre e Francesca riappare, Fonzie per qualche istante riesce a farci ricordare che, in fondo, è davvero un cane: salta, scodinzola, guaisce, addirittura galoppa.

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Tutto perfetto, dunque? Quasi. Perché anche Fonzie un piccolo difetto ce l’ha: alla presenza del socio Rigamonti si emoziona talmente da… lasciarsi scappare manifestazioni gassose della sua gioia. Ma dal momento che siamo una società seria, tra il rinunciare al socio Rigamonti e il rinunciare a Fonzie abbiamo trovato un valido compromesso: apriamo preventivamente le finestre, raggiungendo tra l’altro il doppio obiettivo di ricambiare l’aria e ossigenare i cervelli.

Se quindi vi state chiedendo se accogliere anche voi un Fonzie in azienda, il nostro suggerimento, del tutto gratuito, è senz’altro sì. Spalancategli le porte (e le finestre) con la massima tranquillità: non ve ne pentirete.

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Comunicazione: lo stile

Lo stile nella comunicazione: chiarezza, precisione, leggerezza, eleganza, espressività e consapevolezza sono strumenti fondamentali per esprimersi meglio, sia a voce sia scrivendo.

Fin dal suo primo vagito in culla, 365 gradi ha avuto un chiodo fisso: la formazione di soci e collaboratori. Quella personale, da portare avanti ciascuno per proprio conto – leggendo, informandosi, partecipando a convegni e seminari – e quella in aula, da organizzare per condividere logiche e pratiche aziendali.

Con questa idea in testa abbiamo lanciato, nel febbraio scorso, un ciclo di tre incontri dedicati alla comunicazione per il personale di 365 gradi.
Vi proponiamo qui un “sunto” del primo, dove sunto sta tra virgolette perché per quanto sintetico è comunque un bel malloppino.
Potete leggerlo tutto d’un fiato o tornarci a più riprese.

Il questionario
Per prima cosa abbiamo chiesto a tutti i partecipanti (una decina di persone) di rispondere ad alcune domande: cos’è per te la comunicazione? Quali sono gli strumenti di comunicazione che usiamo in 365 gradi? Come li valuteresti? Cosa cambieresti o miglioreresti?
Partendo dalle risposte abbiamo costruito un pomeriggio di “lezione ad hoc” per presentare l’argomento e analizzare il tema.

Cos’è la comunicazione
Interazione, trasmissione, condivisione, parlare, strumento per avvicinare, atteggiamento, gesti: risposte corrette ma ovviamente parziali, perché “comunicare” è l’insieme di tutto questo. Ogni cosa che facciamo comunica qualcosa, compreso il tentativo di non comunicare nulla.
E ogni comunicazione si compone di tre parti: stile (come lo facciamo) strumenti (attraverso quali canali) e contenuti (cosa).

Comunicazione | Stile

In questo primo incontro ci siamo focalizzati sullo stile. Per discuterne abbiamo preso a prestito l’elenco steso da Massimo Birattari nel suo Italiano: lo stile. Corso di sopravvivenza dei sei elementi che compongono lo stile comunicativo: chiarezza, precisione, leggerezza, eleganza, espressività, consapevolezza. Per ciascuno abbiamo preparato una breve introduzione e una serie di esercizi basati sul lavoro quotidiano in 365 gradi.

Chiarezza
Scrivere chiaro è fondamentale, ma spesso risulta difficile: ci sono nemici sempre in agguato come i gerghi professionali (burocratese, legalese, commercialese, markettese…) e abitudini dure a morire, come il ricorrere a termini pomposi nella speranza di far sembrare più autorevole ciò che si scrive.
Auspicare, avere luogo, conferire, effettuare, espletare sono solo alcuni esempi di verbi che possono tranquillamente essere sostituiti da sinonimi quotidiani (augurarsi, accadere, parlare, fare, compiere), aumentando così la semplicità del testo. Stesso discorso vale per elaborate e amatissime locuzioni come dare comunicazione, portare a compimento, apporre la firma, rimpiazzabili con comunicare, finire, firmare.

In 365 gradi ogni giorno scriviamo contratti, proposte, accordi, richieste; rendere chiari i nostri testi è indispensabile, perché per lavorare correttamente dobbiamo farci capire.
Cerchiamo allora di tenere a mente una serie di indicazioni:

  • usare paragoni con elementi noti agli interlocutori;
  • rendere familiari le cose di cui parliamo;
  • per quanto possibile esaminare tutti i punti di vista;
  • trattare un argomento alla volta;
  • curare sintassi e grammatica.

Precisione
Se è vero che viviamo in un periodo nel quale distrazione e pressapochismo prosperano felici, per comunicare bene dobbiamo andare controcorrente, e attaccarci come cozze alla necessità della precisione. Idealmente, comunicare richiede una corrispondenza perfetta tra le idee, le cose che incarnano quelle idee e le parole che le esprimono. Ma già da Platone in poi sappiamo che rendere concrete le idee è faccenda delicata, e qualcosa si perde sempre: ragione in più per sforzarsi di essere precisi nel maneggiarle, sfruttando le possibilità di una lingua come l’italiano che ha parole (quasi) per tutto.

Cerchiamo il termine preciso per indicare quello che vogliamo dire, ricordando che no, non esistono due sinonimi perfettamente uguali, e no, questo o quello non fa lo stesso.
Se chiamiamo una cosa in un modo all’inizio di un testo, chiamiamola allo stesso modo fino alla fine. Ci sono casi in cui la ripetizione non è solo accettabile, ma pienamente giustificata. E rileggendo ricordiamoci di verificare tutte quelle minuzie che potrebbero sfuggire per mera distrazione: non solo refusi, virgole ecc., ma le date, i nomi delle persone, le località geografiche, i titoli di libri, film, canzoni.
In ufficio ricordiamo ancora con orrore quando in un contratto scrivemmo Guglielmo al posto di Gilberto solo perché andavamo di fretta (poi abbiamo rimediato, non temete).

Leggerezza
Quanto sia importante la leggerezza ce l’ha ricordato Italo Calvino nelle sue Lezioni americane. Essere leggeri nello scrivere è come esserlo in qualsiasi altro contesto: vuol dire “togliere peso”. Attenzione quindi agli elementi che appesantiscono la frase:

  • gli ablativi assoluti (quelle espressioni che iniziano con “Tenuta in considerazione la predetta variabile…”), comodi e facili da usare ma deleteri se ripetuti dieci volte di fila in altrettante righe;
  • i participi presenti usati come sostantivi (“i componenti il comitato”, “i frequentanti il corso”);
  • le terribili perifrasi (“con la presente siamo a comunicarle la variazione di…”).

Leggerezza è anche fluidità, è sciogliere i grumi di significati, distendendoli in frasi più agili che arriveranno meglio laddove devono; è potare senza pietà il fiorire di possessivi, avverbi, doppie negazioni; è arrivare in fondo a un periodo con la sensazione di aver percorso un sentiero fiorito, non di essersi arrampicati per una mulattiera cosparsa di pietroni.

Eleganza ed espressività
Nella comunicazione aziendale i testi sono quasi sempre di tipo professionale. Devono essere chiari, precisi, concisi.
Sembra non ci sia molto spazio per eleganza ed espressività, quando in realtà sono due alleate preziose per evitare di cadere nelle trappole del gergalese di cui accennavamo all’inizio.
Essere eleganti significa:

  • non usare parole sbagliate scambiandole per corrette (degradare per digradare);
  • parole inesistenti che abbiamo coniato per capirci “tra noi” ma che non hanno riscontro nel vocabolario;
  • parole logore (“eccellenza italiana”: quante volte l’abbiamo sentito? E chi crede ormai che ogni azienda sia “leader” nel proprio settore?);
  • parole imbruttite, povere derivazioni dall’inglese o deformazioni di termini italiani (schedulare la riunione, forwardare un documento).

Essere espressivi vuol dire:

  • spingersi un po’ più in là nella scelta della parola (“non mi piace il caffè”, “aborro il caffè”, “mi disgusta il caffè” vogliono dire grosso modo la stessa cosa, ma non esattamente la stessa);
  • mescolare registri diversi – con cautela – per vivacizzare la frase (antico e moderno, dotto e popolare, italiano e dialettale / straniero);
  • non abusare di metafore e figure retoriche, soprattutto se di nostra invenzione (le analogie servono per chiarire un concetto, ma se anziché riferirci a elementi comprensibili ne tiriamo in ballo di oscuri otterremo l’esatto contrario: “lugubre come il manto metallico del cavaliere morente” non è una buona scelta, per quanto possa suonarci poetica).

Consapevolezza
E infine la consapevolezza: sapere, cioè, che quando ci impegniamo a “capire” qualcosa lo facciamo mettendo in gioco ogni parte di noi, compresi i pregiudizi.
Provando a leggere tutti una stessa storia e poi a raccontarla per sommi capi, ci siamo accorti di come ciascuno scegliesse di dare risalto a un dettaglio piuttosto che a un altro, a volte finendo col viziare completamente i fatti descritti perché la narrazione partiva da un assunto infondato.

Essere consapevoli mentre si scrive (e si legge, e si parla) vuol dire affrontare il compito senza fretta, analizzare le premesse e le conclusioni, se necessario mettere in dubbio e verificare cose date per scontate. Sviluppare insomma uno spirito critico che metta al riparo da cadute nella faciloneria e nell’errore, che è tanto facile da commettere quanto difficile da riparare.

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scrivere meglio

Scrivere tutti, scrivere meglio

Iniziamo a raccogliere risorse utili e affidabili sparse in rete. Oggi due siti fondamentali per imparare a scrivere (e pensare) meglio

Tra i vari altissimi scopi di questo blog c’è quello di raccogliere risorse utili nei settori dei quali ci occupiamo, per costruire nel tempo una sorta di “linkoteca” da sfruttare quando ci colgono dubbi e domande, o quando cerchiamo l’ispirazione per quella certa cosa.

Iniziamo da un punto alquanto delicato, ovvero l’importanza di scrivere in italiano corretto.
Nella storia non si è forse mai scritto tanto come in quest’epoca, eppure si continua a considerare lo “scrivere bene” qualcosa di legato a un talento o a una vocazione, come se chi non fa della scrittura una professione fosse autorizzato a mettere insieme parole a caso o a ignorare l’ortografia.

Sfatiamo quindi un primo mito: essere scrittori e saper scrivere sono due cose diverse, e la seconda riguarda tutti, perché TUTTI scriviamo. Che si tratti di un curriculum, di una mail, una chat su WhatsApp, una tesi di laurea, appunti a una conferenza, una pagina Facebook o una relazione programmatica, scrivere è un’occupazione che ci tiene impegnati per buona parte delle nostre giornate. Scriviamo per ricordare cose, per spiegare cose, ottenere cose, comunicare desideri e necessità.

In teoria a scrivere si dovrebbe imparare a scuola, ma dalle aberrazioni che trionfano tra libri, giornali e siti web, vediamo che non è sempre così. Pessimismo e fastidio, dunque? Rassegnazione al degenerare della lingua, al libero regno del “piuttosto che” e del “quant’altro”? Non necessariamente.
Perché, secondo mito da abbattere: cambiare si può. Si possono correggere le lacune, rinforzare i punti deboli, migliorare le capacità di espressione. Lo si può fare in molti modi, e tra questi uno dei più efficaci è rivolgersi a esperti che mettono la propria competenza a portata di tutti, come dimostrano magistralmente Luisa Carrada e Massimo Birattari.

Luisa Carrada è copywriter, comunicatrice, formatrice e autrice di una serie di eccellenti testi sulla scrittura professionale. È altresì la creatrice del sito Il mestiere di scrivere, la prima risorsa italiana nata espressamente per fornire articoli, consigli pratici e link per scrivere meglio. Luisa è stata una pioniera nel campo, dal momento che nel (lontanissimo) 1999 progettò il sito pensando a quello che lei stessa avrebbe voluto trovare in rete, e che ancora non c’era. Quest’anno Il mestiere di scrivere festeggia le 17 primavere, ma non è diminuita di una virgola la sua utilità: come Luisa ripete, la scrittura è una e una sola, e cambiano solo i suoi obiettivi, non gli strumenti. Il sito e il blog collegato sono una miniera di indicazioni per creare testi che funzionino, presentate con una lingua chiara, precisa, non banale, non iperspecialistica, non noiosa. La lingua come la vorremmo leggere e capire sempre.

Massimo Birattari è traduttore, consulente editoriale, copywriter e redattore di testi scolastici, nonché autore di libri per bambini e di alcuni preziosi volumi di “grammatica pratica”. Da qualche tempo gestisce anche un sito/blog, Grammaland (dal titolo di uno dei suoi maggiori successi), nel quale parla di dubbi – ovviamente – grammaticali, dà suggerimenti per imparare a scrivere in modo efficace e brillante, consiglia libri da leggere e link utili. Semplice, ben disegnato e pratico da navigare, è una risorsa preziosissima per sbrogliare matasse intricate a base di condizionali e periodi ipotetici.

Conclusione: cambiare, dicevamo, si può, a patto di volerlo fare. Non per diventare novelli Leopardi o Virginia Woolf o Jonathan Franzen, ma per esprimere i propri pensieri con maggiore precisione, chiarezza e semplice eleganza. Quello che diceva Nanni Moretti in Palombella Rossa vale ancora e varrà sempre: «Chi parla male, pensa male e vive male. Bisogna trovare le parole giuste: le parole sono importanti!»
Vale anche per quelle scritte.

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OO-roscopo del mese: Gemelli

Come ogni testata che si rispetti, anche l’OO-blog ha il suo oroscopo. Anzi, l’OO-roscopo. Che inizia questo mese sotto il segno dei Gemelli.

Quando siete stanchi delle frasi fatte di Paolo, quando non vi ritrovate nelle auliche citazioni di Rob, quando ormai anche Branko non vi soddisfa più, potete rivolgervi alle divinazioni di OO-mino. Un oroscopo mensile, segno per segno, che vi darà una personalissima interpretazione degli astri letti dalla terra.

GEMELLI

“Se tardi a trovarmi, insisti,
se non ci sono in un posto,
cerca in un altro,
perché io son fermo da qualche parte ad aspettare te.”

Walt Whitman, poeta dell’America dei primi dell’Ottocento, scriveva queste parole riassumendo con stringata obiettività il carattere di un segno d’aria contrastato e ambiguo.
In piena fioritura a primavera, chi nasce sotto il segno dei Gemelli è solitamente brillante, intelligente e poliedrico. Più farfalla che ape operosa, svolazza di fiore in fiore per coglierne la bellezza, inebriarsi dei profumi e per godere del nettare. Questo però non deve far pensare che sia emotivo e sconsiderato: la parte razionale governa sempre le sue scelte creative.

A volte infatti più che farfallone sa essere camaleontico e capace di adattarsi alle situazioni in modo veloce, muovendosi su terreni impervi e coordinando con naturale eleganza i colori della sua vita. Questa peculiarità rende i Gemelli validi collaboratori sul lavoro, grazie soprattutto a una gran fantasia e a una forte immaginazione. Avendo una mente che vaga a piedi nudi nei campi del pensiero, sono curiosi, mutevoli, a volte incostanti ma certo molto spirituali e cerebrali. La distrazione, in genere un difetto, contribuisce a creare attorno a loro un alone di fascino e naturale simpatia.

Attratti dalla creatività e dalle persone che operano nelle arti, i Gemelli si innamorano di leader o personaggi in vista, per i quali possono essere validi compagni di vita – sempre che questi non vogliano bloccare loro le ali. Se volete assumente un Gemelli nella vostra azienda fatelo, vi porterà armonia, colore e fantasia, ma badate bene di inserirlo in una squadra dove l’elemento di terra sia forte e ben calibrato: troppa aria fa volare via le carte.

 

Metodo

Un magazine costruito con… metodo

Conoscere, progettare, costruire, confrontare, raggiungere: le cinque tappe del nostro metodo di lavoro raccontate in un case study

Uno degli aspetti migliori del nostro lavoro come consulenti è che ci capita di fare cose che non avremmo mai immaginato. Ad esempio, verso la fine dello scorso anno un gruppo multinazionale che produce e commercializza impianti per uso industriale ci ha chiesto di realizzare una newsletter sotto forma di magazine, da distribuire ai dipendenti sparsi (letteralmente) in tutto il mondo.
L’idea ci è piaciuta da subito, e ci ha permesso da un lato di sfruttare competenze trasversali di grafica e content management, e dall’altro di testare una volta di più il nostro metodo di lavoro e le sue cinque fasi: conoscere, progettare, costruire, confrontare, raggiungere.
Volete sapere come ha funzionato nel concreto? Eccovi accontentati.

Conosciamo il cliente, ci accostiamo al suo mondo, identifichiamo i suoi bisogni.
Come prima cosa abbiamo organizzato un incontro con i referenti dell’azienda, per chiarire quali fossero le loro aspettative. Abbiamo chiesto: perché una newsletter? Perché in forma di magazine? Che genere di notizie dovrà divulgare? Quale tipo di approccio tenere: istituzionale o più caldo? Con quale frequenza sarà pubblicata?
Siamo poi passati a valutare la fattibilità del progetto: il budget era sufficiente? Si poteva contare sulla collaborazione dei colleghi di altri dipartimenti e sedi? Chi avrebbe coordinato le operazioni?
Infine gli aspetti pratici: formato, colori, font, stile, tipo di carta, stampa.

Progettiamo la strategia più efficace, combinando le migliori risorse a nostra disposizione.
Partendo da tutti gli elementi raccolti abbiamo deciso insieme al cliente di produrre un numero di prova del magazine, il numero “zero”, da allegare al pacco-dono di Natale, e di vedere come l’avrebbero accolto i dipendenti. Abbiamo discusso su quali fossero i contenuti da inserire, e suddiviso tra le persone coinvolte i diversi compiti (richiesta e raccolta materiali, impaginazione, scelta della tipografia e via dicendo). Sulla base di questo abbiamo creato una griglia di massima da sottoporre ad approvazione. Una volta ottenuto l’ok, siamo passati alla fase operativa.

Costruiamo un progetto su misura per il cliente, basato sulle sue reali necessità.
Abbiamo realizzato un layout originale per il magazine, scelto un titolo e organizzato i contenuti sulle pagine a disposizione. Questa è stata forse la fase più divertente, nella quale abbiamo lasciato correre la creatività, sia nella grafica sia nei testi, provando e riprovando combinazioni diverse fino a ottenere un effetto che ci soddisfacesse.

Ci confrontiamo con il cliente lungo tutte le fasi del progetto, perché il cambiamento non può funzionare se non è condiviso passo per passo.
Una prima bozza è stata inviata al cliente, che ha proposto alcune modifiche (inserimento di nuovi elementi, eliminazione di altri, uso di carta riciclata per la stampa) e, soddisfatto del risultato, ha chiesto che se ne producessero più versioni in diverse lingue, per andare incontro ai dipendenti delle sedi non italiane. Questo ci ha costretti a rivedere parte del lavoro fatto, sia modificando layout ed elementi grafici, sia riorganizzando le tempistiche.
Per quanto siano generatori automatici d’ansia, cambiamenti di questo genere capitano sempre nei progetti nuovi: ci sono cose che non possono essere decise a priori, ma si rivelano strada facendo: per questo è importante mantenere un approccio flessibile, che permetta di cambiare le variabili in gioco proprio mentre si sta giocando.

Raggiungiamo l’obiettivo finale collaborando in modo produttivo con il cliente.
Una volta arrivati al prodotto definitivo, e dopo averlo controllato, ricontrollato e fatto approvare a tutti i livelli della gerarchia aziendale, abbiamo dato il via alle stampe e spedito il magazine ai quattro angoli del globo.
E subito dopo ci siamo dati appuntamento al mese successivo per… ricominciare da capo. Dopo le vacanze di Natale abbiamo infatti analizzato punto per punto lo svolgimento del lavoro: abbiamo messo il dito sulle criticità e deciso cosa poteva restare e cosa andava migliorato. Abbiamo analizzato le reazioni dei destinatari, che erano stati invitati a condividere via mail impressioni ed eventuali richieste.
Sulla base di questi feedback (i feedback sono fondamentali, sempre) abbiamo modificato il format del magazine e ricominciato il ciclo della “costruzione”: raccolta contenuti, organizzazione, bozze, modifiche, nuove bozze, fino alla produzione del secondo numero.

Con una terza uscita in lavorazione, oggi siamo sicuramente più preparati rispetto all’autunno scorso, con attrezzi più “affilati” e soluzioni più veloci. Eppure la novità, il contrattempo, l’idea sbucata da chissà dove ci saranno sempre, e capiterà ancora che ci si trovi un mattino a guardarsi in faccia chiedendosi: “e adesso?”.

Fa parte dello stile che abbiamo scelto, e anche se richiede fatica ci permette di saltare agili come gatti tra un ostacolo e l’altro, costruendo in diretta soluzioni che non sono mai perfettamente uguali a quelle precedenti, e non saranno mai come quelle future.
Parafrasando il signor Wolf, “siamo 365 gradi e risolviamo problemi.” Un pezzo alla volta.

Scrivere curriculum

Scrivere un curriculum

Una poesia e cinque suggerimenti (più bonus) per scrivere un curriculum che non faccia scappare i selezionatori a gambe levate

Cos’è necessario?
È necessario scrivere una domanda,
e alla domanda allegare il curriculum.
A prescindere da quanto si è vissuto
il curriculum dovrebbe essere breve.
È d’obbligo concisione e selezione dei fatti.
Cambiare paesaggi in indirizzi
e ricordi incerti in date fisse.
Di tutti gli amori basta quello coniugale,
e dei bambini solo quelli nati.
Conta di più chi ti conosce di chi conosci tu.
I viaggi solo se all’estero.
L’appartenenza a un che, ma senza perché.
Onorificenze senza motivazione.
Scrivi come se non parlassi mai con te stesso
e ti evitassi.
Sorvola su cani, gatti e uccelli,
cianfrusaglie del passato, amici e sogni.
Meglio il prezzo che il valore
e il titolo che il contenuto.
Meglio il numero di scarpa, che non dove va
colui per cui ti scambiano.
Aggiungi una foto con l’orecchio scoperto.
È la sua forma che conta, non ciò che sente.
Cosa si sente?
Il fragore delle macchine che tritano la carta.

Questa poesia del premio Nobel Wisława Szymborska è giustamente famosa per l’eleganza con cui sa cogliere il nesso tra un curriculum vitae et studiorum e la storia della nostra vita.
È una delle prime cose che abbiamo voluto scritte in 365 gradi, perché ci rispecchiava e ci ricordava ogni giorno il bello di essere sempre noi stessi, ma senza cadute di stile.

Qui dentro ci occupiamo parecchio di selezione del personale; se sommiamo gli anni di esperienza tra soci e collaboratori, sono più di 50, quindi di lettere, presentazioni, ammissioni e sottoscrizioni ne abbiamo viste tante. Da cui la nostra (immodesta) pretesa di fornire qualche suggerimento per far sì che il vostro curriculum non sia solo un pezzo di carta sterile ma risulti interessante, accattivante, entusiasmante, inebriante, e… fermiamoci.

Diamo per scontato che già abbiate chiare le classiche indicazioni del tipo: scrivere l’indirizzo corretto, mettere il titolo di studi ed evitare di inserire in hobby la voce “scambismo”, e passiamo a note di sapore un po’ differente ma di reale e immediato beneficio:

  1. Non esagerate con la grafica: capiamo la voglia di essere originali, diversi e particolari, ma è meglio evitare gli eccessi. Scegliete due colori e sviluppate un template grafico omogeneo, con qualche disegno ma senza eccedere in paper art di terza generazione. Se proprio non potete fare a meno di mostrare le maturate competenze in materia ornamentale, allegate un portfolio tecnico, nel quale dare pieno e libero sfogo a tutta la creatività e l’inventiva in vostro possesso.
  1. Allegate una foto normale: pose da selfie, primi piani ciclopici e look adamitici non sono graditi al selezionatore medio; al selezionatore avanzato paiono direttamente ammissioni di imbecillità, per cui usate un primo piano semplice, in cui sorridete, con un look che vi rappresenti. Ma non esagerate neppure in senso opposto: niente foto segnaletica del passaporto. Prestate attenzione allo stile.
  1. Preparate una buona lettera di presentazione: scrivete un’introduzione che racconti di voi qualcosa di personale (senza scendere nell’intimo) e che spinga il selezionatore a chiamare proprio voi tra i 5.000 che si sono candidati via email. La lettera non deve essere eccessivamente lunga né prolissa: prediligete le frasi brevi, senza file di subordinate e senza l’uso creativo dei tempi verbali. Descrivetevi con sincerità, non temete di sembrare troppo o troppo poco: vi assicuriamo che la differenza oggi la fanno le reali competenze maturate (operative o teoriche) e non la capacità oratoria nel raggirare il prossimo.
  1. Suddividete per aree: indicazione sempre valida è quella di scrivere il curriculum a capitoli, dividendolo per aree di pertinenza: titoli di studio, esperienze lavorative, dati anagrafici. Se volete spingervi oltre e parlare di aree di competenza (doti manageriali, competenze linguistiche, skill tecniche) fate sempre molta attenzione a come le classificate, perché trovare indicazioni sbagliate o imprecise può farvi precipitare dall’Olimpo dei manager giù giù fin nello Stige dei precari.
  1. Rileggete, rileggete, rileggete sempre: davvero, rileggete quello che scrivete. E fatelo leggere anche a un amico / vicino / parente / toyboy / mentore / tutor per snidare i refusi: vi fanno sembrare sciatti, pressapochisti e inadatti. Sempre. E dopo aver letto, stampate il curriculum, fate una pausa di un’oretta e poi rileggete il capolavoro: vi accorgerete di ulteriori, piccole imperfezioni.

Bonus. L’ultima pillola di rara saggezza riguarda la grammatica: consideratela come l’unica vera alleata per un curriculum di successo. Consultate la Treccani, l’Accademia della Crusca, il sussidiario o le fonti che preferite (fonti autorevoli, però. No, non potete fidarvi ciecamente di Wikipedia) e curate con attenzione ciò che scrivete.
Non c’è vergogna nell’essere ignoranti; la reale vergogna sta nell’ostentarlo con tracotanza.

(Sì, sono solo poche pillole di saggezza nell’universo di sapere che circonda la stesura di un curriculum, ma nulla ci vieta di ritornare sull’argomento tra un po’.)

365 gradi spritz

365 gradi e il potere creativo dello spritz

Le fortuite coincidenze che hanno portato alla nascita di 365 gradi, la sua intima missione e un “piccante” mistero irrisolto 

Quando un genio della Silicon Valley racconta di come ha tirato su la sua società multimilionaria, la storia prevede sempre tre elementi: un garage, un computer e parecchi cartoni di pizza.
Quella di 365 gradi, con veneta originalità, inizia invece con uno spritz consumato da due vecchi conoscenti che si ritrovano dopo vent’anni, rivangano i tempi della scuola e concludono l’incontro chiedendosi “perché non lavoriamo insieme?”.
Da una domanda estemporanea si originano mille fili che legano pian piano cose e persone, e portano gli aspiranti soci davanti a un notaio per giurarsi eterna fedeltà.

Il punto di partenza era quasi banale nella sua semplicità: creare un gruppo di lavoro composto da professionisti diversi – per esperienze e competenze – che avessero in comune una stessa idea di cosa vuol dire fare consulenza e fossero disposti a portarla avanti.
In questa idea entravano svariati elementi: la cura delle relazioni e non solo dei profitti, la passione per imparare, la convinzione che non si può fare tutto, ma con una rete solida di collaboratori si sa sempre a chi farlo fare, e la propensione a cercare soluzioni seguendo percorsi creativi, mantenendo un’immagine chiara e il più trasparente possibile.

Il cliente non va seguito a pezzetti ma nella sua complessa interezza: su questo assunto fondamentale abbiamo costruito un approccio a tutto tondo, la famosa visione a 360°, aggiungendoci però i nostri cinque elementi in più. Il risultato sono i 365 gradi coi quali ci siamo orgogliosamente battezzati.
(Anche se, a onor del vero, un’altra leggenda circola attorno a questo nome… Quella di una certa socia, la chiameremo Chiara per non scontentare nessuno, che in gioventù ebbe a dire con veemenza: “Io sono una persona con interessi a 365 gradi!” e, soddisfatta della propria uscita, la conservò negli anni per usarla al momento giusto. Voci di corridoio narrano che quella stessa uscita sia tatuata sulla socia medesima, ma se ciò corrisponda a verità, o dove si trovi la scritta, non ci è dato sapere.)

Il blog è morto? Viva il blog!

Ebbene sì, l’abbiamo fatto. Siamo online.

Da un po’ di tempo sentivamo il bisogno di cambiare qualcosa nel nostro modo di comunicare: avevamo voglia di farci vedere di più. Ci serviva un nuovo strumento, meno sintetico del sito, più immediato di una presentazione, più articolato di una pagina Facebook, per poter raccontare chi siamo e cosa facciamo.
Un posto dove parlare di come nascono i progetti in 365 gradi, di come li portiamo avanti, di come si concludano in gloria e qualche volta in fumo. Il nostro modo di lavorare, tra di noi e con i clienti, è quello che ci rende speciali, e volevamo dargli spazio.

Per questo abbiamo creato l’OO-blog (in omaggio a OO-mino, la nostra mascotte): sarà il nostro personale speakers’ corner * – e molto più comodo dell’originale – dal quale chiacchierare di ciò che ci preme di più. Non siamo guru e non abbiamo risposte definitive da dare, ma esperienze da raccontare e idee da condividere. Se volete seguirci, ora l’indirizzo ce l’avete.