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Come creare presentazioni che funzionano

Panico da PowerPoint in vista di una riunione? I colleghi tentano il suicidio davanti alle vostre slide? Vediamo perché, e come migliorare

Da una mia ricerca (non) scientifica su un campione (quasi) rappresentativo di soggetti, ho potuto constatare che le presentazioni sono tra le cose più odiate nelle aziende. Pare addirittura che il 60% per cento delle imprecazioni dirette al computer riguardi un qualche PowerPoint, percentuale che si alza al 90% in concomitanza di meeting con interventi da cento slide ciascuno.

Mi sono dunque chiesta: perché tanto odio nei confronti di uno strumento così versatile, che si presta a fare più o meno tutto quello che vogliamo?
La risposta, incredibilmente, è assai semplice: non sono i PowerPoint a fare schifo, siamo noi che non li sappiamo creare. Se produciamo presentazioni noiose, incomprensibili, che fanno venire al nostro pubblico istinti suicidi, la colpa è nostra, mica loro.

Dobbiamo pertanto condurre un severo esame di coscienza e chiederci: cosa stiamo sbagliando? E, soprattutto, come possiamo migliorare?
Di seguito alcuni suggerimenti di base: si tratta di indicazioni semplici e alla portata di tutti, anche di chi non ha seguito corsi di grafica o di “powerpointaggio”.

Preparazione

Per quanto PowerPoint e affini siano software molto disponibili, che si adattano a eseguire i nostri comandi con rapidità, sedersi alla scrivania con giusto dieci minuti di tempo e un panino ancora a metà fra l’esofago e lo stomaco non è il modo migliore per creare una buona presentazione.
Prima di lanciarsi a sbattere caselle di testo sulle slide, infatti, è indispensabile organizzare i propri contenuti, ed è un’operazione che dovrebbe iniziare lontano dal computer. Un sistema che trovo molto valido è quello di partire scrivendo a mano (sì, a mano. Ci torneremo) su un foglio tutti i punti di cui dovrà trattare l’intervento. Dopo averli elencati, metteteli in ordine, individuando il filo logico che li unisce ed evidenziando per ciascuno l’elemento centrale, la cosa più importante tra le più importanti.

Organizzare le slide

Ora che avete la vostra scaletta potete iniziare a comporre, tenendo a mente l’insegnamento dell’architetto e designer Mies Van Der Rohe, ovvero che “less is more”. Uno degli errori più comuni, che si ritrova in ogni presentazione fatta senza criterio, è quello di voler scrivere TUTTO. Vi svelo un segreto: il vostro pubblico non è lì per leggere un romanzo a video; il vostro pubblico è lì per sentire voi. Per cui più scrivete, e più lo costringete a leggere, e meno vi ascolterà. Se sentite il bisogno di trasferire grandi quantità di informazioni, preparate una dispensa e consegnatela al termine del meeting, ma nelle slide tenete solo l’essenziale. E comunicatelo un punto alla volta.
Quando le presentazioni dovevano essere stampate o scritte su fogli di acetato, ridurre all’osso il loro numero poteva avere un senso, anche economico; oggi disponiamo di infinito spazio virtuale, per cui accalcare righe e numeri in una stessa pagina è non solo inutile ma anche controproducente. State comunicando qualcosa e volete che chi ascolta lo recepisca, quindi dovete essere il più chiari possibile, sfruttando l’organizzazione degli spazi: un solo concetto / elemento / punto per slide, espresso chiaramente, con spazio vuoto intorno.

Stile

Il discorso sulla gestione dello spazio ci porta dritti alla questione dello stile: font? Colori? Corpo? Le presentazioni, soprattutto quelle aziendali, tendono a essere tutte uguali: font standard (Times New Roman, Arial, qualche Mac user con Helvetica), colori tristi (azzurro, blu e grigio fra tutti), dimensioni delle scritte microscopiche. Per non parlare delle tabelle ricche di numerini e sigle che farebbero la gioia di ogni optometrista, ma difficilmente rallegrano chi è seduto oltre la quarta fila.
Quindi: scrivete poco e scrivete “in grande”. Non riempiendo l’intera slide, ma abbastanza perché anche il tizio in piedi in fondo alla sala possa leggere. E lasciate spazio tra le righe. Far respirare i concetti, anche fisicamente, aiuta a comunicarli (e capirli) meglio.
E poi variate: usate almeno due font, uno per i testi e uno per i titoli (se proprio non ve la sentite, mantenete lo stesso, alternando però maiuscolo e minuscolo) – Google Fonts ne offre a centinaia, tutti scaricabili for free; impiegate almeno un paio di colori (se non vi fidate del vostro talento per abbinarli, provate le tabelle preimpostate di Colore Puro, oppure le tantissime palette suggerite su COLOURlovers) e usateli per enfatizzare i punti chiave.

Testi

Molti fingono che non sia così, ma in una presentazione i testi sono fondamentali. A parte i principi base di correttezza ortografica e grammaticale (la E maiuscola vuole l’accento, così: È, e non l’apostrofo, così: E’; il congiuntivo esiste, vi vuole bene, vogliatene a lui), le parti scritte di una presentazione devono essere brevi, chiare, incisive. Devono essere il distillato del discorso che ci farete intorno a voce.

Lasciate perdere frasi lunghe e pensieri estesi; se usate citazioni, che siano al massimo di due righe (e indicate sempre l’autore, aggiungendone la professione / qualifica: non tutti sanno chi era Pinco Pallino, che per voi è come un padre, e sentirsi ignorante non piace a nessuno); usate gli elenchi puntati, purché non superino i 4-5 elementi. Se sono di più organizzateli in due liste diverse e spalmatele in slide differenti.

Immagini

Avete presente il detto per cui un’immagine vale più di mille parole? Nelle presentazioni è particolarmente vero, a patto di saperle scegliere. Per cui no, le clipart di Word non contano. E neppure foto generiche dall’aria melensa: avete mai visto un’impiegata di call center sorridere felice come negli scatti tutti uguali in vendita nei siti di immagini stock? Non siete stanchi delle mille inquadrature di mani che si stringono?
Il web straripa di risorse da cui scaricare gratuitamente fotografie e illustrazioni: individuate nel vostro intervento un tema e recuperate immagini coerenti con quello e tra loro. Usate solo fotografie, o solo disegni. Sceglieteli di buona qualità, ad alta o media risoluzione (almeno 1.000 pixel per pollice – i famosi dpi – per il lato lungo). Se le usate come sfondo assicuratevi che ci sia spazio per scriverci sopra, mantenendo la leggibilità del testo.

Grafici

I grafici sono una risorsa utilissima quando dovete presentare dati e cifre, ma se vi fermate alle trite, misere colonnine, magari relegate in un angolo, ne sprecate il potenziale. Ciò che il grafico deve fare è rendere immediatamente comprensibile un rapporto numerico: sbizzarritevi creandone di forme diverse, usando il colore, e metteteli bene in vista ciascuno sulla propria slide. Non è necessario che di fianco appaiano legende infinite: le note le spiegherete a voce.
Anche per questo esistono in rete applicazioni gratuite, come LiveGap Charts (in inglese), che vi sfornano grafici belli pronti senza che dobbiate impazzire per crearli. Salvateli come immagini e importateli nella presentazione.

Logo sì o logo no?

La tentazione di piazzare il logo aziendale su ogni slide è forte, ma, se potete, il mio consiglio è: resistete. Vi siete presentati come Tizio Caio dell’azienda Sempronia; il vostro nome si legge sul programma del convegno: non avete bisogno di ripeterlo altre dieci, venti, cinquanta volte. Inseritelo in apertura e nella slide finale, insieme ai vostri recapiti. Quello che ci sta in mezzo vivrà più bello e libero, senza questo peso.

L’inizio e la fine

Possono sembrare banalità, ma c’è chi se li scorda: mettete sempre una copertina, con titolo dell’intervento e logo (qui ci va), e una slide conclusiva che contenga il vostro nome e l’e-mail e, se state parlando al di fuori dei confini aziendali, l’eventuale sito della società / gruppo. (E già che ci siete, aggiungete un grazie per l’attenzione, che male non fa.)

Come vedete non è impossibile, e neppure così complicato. Per approfondire potete consultare due delle bibbie del settore, Slide:ology di Nancy Duarte e Presentation Zen di Garr Reynolds, e farvi un giro su SlideShare.

(Certo, potrete dirmi che una presentazione piacevole e chiara non basta, e la parte del leone dovrete farla voi come oratori. È vero. Ma di questo parleremo un’altra volta.)

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Comunicazione: lo stile

Lo stile nella comunicazione: chiarezza, precisione, leggerezza, eleganza, espressività e consapevolezza sono strumenti fondamentali per esprimersi meglio, sia a voce sia scrivendo.

Fin dal suo primo vagito in culla, 365 gradi ha avuto un chiodo fisso: la formazione di soci e collaboratori. Quella personale, da portare avanti ciascuno per proprio conto – leggendo, informandosi, partecipando a convegni e seminari – e quella in aula, da organizzare per condividere logiche e pratiche aziendali.

Con questa idea in testa abbiamo lanciato, nel febbraio scorso, un ciclo di tre incontri dedicati alla comunicazione per il personale di 365 gradi.
Vi proponiamo qui un “sunto” del primo, dove sunto sta tra virgolette perché per quanto sintetico è comunque un bel malloppino.
Potete leggerlo tutto d’un fiato o tornarci a più riprese.

Il questionario
Per prima cosa abbiamo chiesto a tutti i partecipanti (una decina di persone) di rispondere ad alcune domande: cos’è per te la comunicazione? Quali sono gli strumenti di comunicazione che usiamo in 365 gradi? Come li valuteresti? Cosa cambieresti o miglioreresti?
Partendo dalle risposte abbiamo costruito un pomeriggio di “lezione ad hoc” per presentare l’argomento e analizzare il tema.

Cos’è la comunicazione
Interazione, trasmissione, condivisione, parlare, strumento per avvicinare, atteggiamento, gesti: risposte corrette ma ovviamente parziali, perché “comunicare” è l’insieme di tutto questo. Ogni cosa che facciamo comunica qualcosa, compreso il tentativo di non comunicare nulla.
E ogni comunicazione si compone di tre parti: stile (come lo facciamo) strumenti (attraverso quali canali) e contenuti (cosa).

Comunicazione | Stile

In questo primo incontro ci siamo focalizzati sullo stile. Per discuterne abbiamo preso a prestito l’elenco steso da Massimo Birattari nel suo Italiano: lo stile. Corso di sopravvivenza dei sei elementi che compongono lo stile comunicativo: chiarezza, precisione, leggerezza, eleganza, espressività, consapevolezza. Per ciascuno abbiamo preparato una breve introduzione e una serie di esercizi basati sul lavoro quotidiano in 365 gradi.

Chiarezza
Scrivere chiaro è fondamentale, ma spesso risulta difficile: ci sono nemici sempre in agguato come i gerghi professionali (burocratese, legalese, commercialese, markettese…) e abitudini dure a morire, come il ricorrere a termini pomposi nella speranza di far sembrare più autorevole ciò che si scrive.
Auspicare, avere luogo, conferire, effettuare, espletare sono solo alcuni esempi di verbi che possono tranquillamente essere sostituiti da sinonimi quotidiani (augurarsi, accadere, parlare, fare, compiere), aumentando così la semplicità del testo. Stesso discorso vale per elaborate e amatissime locuzioni come dare comunicazione, portare a compimento, apporre la firma, rimpiazzabili con comunicare, finire, firmare.

In 365 gradi ogni giorno scriviamo contratti, proposte, accordi, richieste; rendere chiari i nostri testi è indispensabile, perché per lavorare correttamente dobbiamo farci capire.
Cerchiamo allora di tenere a mente una serie di indicazioni:

  • usare paragoni con elementi noti agli interlocutori;
  • rendere familiari le cose di cui parliamo;
  • per quanto possibile esaminare tutti i punti di vista;
  • trattare un argomento alla volta;
  • curare sintassi e grammatica.

Precisione
Se è vero che viviamo in un periodo nel quale distrazione e pressapochismo prosperano felici, per comunicare bene dobbiamo andare controcorrente, e attaccarci come cozze alla necessità della precisione. Idealmente, comunicare richiede una corrispondenza perfetta tra le idee, le cose che incarnano quelle idee e le parole che le esprimono. Ma già da Platone in poi sappiamo che rendere concrete le idee è faccenda delicata, e qualcosa si perde sempre: ragione in più per sforzarsi di essere precisi nel maneggiarle, sfruttando le possibilità di una lingua come l’italiano che ha parole (quasi) per tutto.

Cerchiamo il termine preciso per indicare quello che vogliamo dire, ricordando che no, non esistono due sinonimi perfettamente uguali, e no, questo o quello non fa lo stesso.
Se chiamiamo una cosa in un modo all’inizio di un testo, chiamiamola allo stesso modo fino alla fine. Ci sono casi in cui la ripetizione non è solo accettabile, ma pienamente giustificata. E rileggendo ricordiamoci di verificare tutte quelle minuzie che potrebbero sfuggire per mera distrazione: non solo refusi, virgole ecc., ma le date, i nomi delle persone, le località geografiche, i titoli di libri, film, canzoni.
In ufficio ricordiamo ancora con orrore quando in un contratto scrivemmo Guglielmo al posto di Gilberto solo perché andavamo di fretta (poi abbiamo rimediato, non temete).

Leggerezza
Quanto sia importante la leggerezza ce l’ha ricordato Italo Calvino nelle sue Lezioni americane. Essere leggeri nello scrivere è come esserlo in qualsiasi altro contesto: vuol dire “togliere peso”. Attenzione quindi agli elementi che appesantiscono la frase:

  • gli ablativi assoluti (quelle espressioni che iniziano con “Tenuta in considerazione la predetta variabile…”), comodi e facili da usare ma deleteri se ripetuti dieci volte di fila in altrettante righe;
  • i participi presenti usati come sostantivi (“i componenti il comitato”, “i frequentanti il corso”);
  • le terribili perifrasi (“con la presente siamo a comunicarle la variazione di…”).

Leggerezza è anche fluidità, è sciogliere i grumi di significati, distendendoli in frasi più agili che arriveranno meglio laddove devono; è potare senza pietà il fiorire di possessivi, avverbi, doppie negazioni; è arrivare in fondo a un periodo con la sensazione di aver percorso un sentiero fiorito, non di essersi arrampicati per una mulattiera cosparsa di pietroni.

Eleganza ed espressività
Nella comunicazione aziendale i testi sono quasi sempre di tipo professionale. Devono essere chiari, precisi, concisi.
Sembra non ci sia molto spazio per eleganza ed espressività, quando in realtà sono due alleate preziose per evitare di cadere nelle trappole del gergalese di cui accennavamo all’inizio.
Essere eleganti significa:

  • non usare parole sbagliate scambiandole per corrette (degradare per digradare);
  • parole inesistenti che abbiamo coniato per capirci “tra noi” ma che non hanno riscontro nel vocabolario;
  • parole logore (“eccellenza italiana”: quante volte l’abbiamo sentito? E chi crede ormai che ogni azienda sia “leader” nel proprio settore?);
  • parole imbruttite, povere derivazioni dall’inglese o deformazioni di termini italiani (schedulare la riunione, forwardare un documento).

Essere espressivi vuol dire:

  • spingersi un po’ più in là nella scelta della parola (“non mi piace il caffè”, “aborro il caffè”, “mi disgusta il caffè” vogliono dire grosso modo la stessa cosa, ma non esattamente la stessa);
  • mescolare registri diversi – con cautela – per vivacizzare la frase (antico e moderno, dotto e popolare, italiano e dialettale / straniero);
  • non abusare di metafore e figure retoriche, soprattutto se di nostra invenzione (le analogie servono per chiarire un concetto, ma se anziché riferirci a elementi comprensibili ne tiriamo in ballo di oscuri otterremo l’esatto contrario: “lugubre come il manto metallico del cavaliere morente” non è una buona scelta, per quanto possa suonarci poetica).

Consapevolezza
E infine la consapevolezza: sapere, cioè, che quando ci impegniamo a “capire” qualcosa lo facciamo mettendo in gioco ogni parte di noi, compresi i pregiudizi.
Provando a leggere tutti una stessa storia e poi a raccontarla per sommi capi, ci siamo accorti di come ciascuno scegliesse di dare risalto a un dettaglio piuttosto che a un altro, a volte finendo col viziare completamente i fatti descritti perché la narrazione partiva da un assunto infondato.

Essere consapevoli mentre si scrive (e si legge, e si parla) vuol dire affrontare il compito senza fretta, analizzare le premesse e le conclusioni, se necessario mettere in dubbio e verificare cose date per scontate. Sviluppare insomma uno spirito critico che metta al riparo da cadute nella faciloneria e nell’errore, che è tanto facile da commettere quanto difficile da riparare.

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scrivere meglio

Scrivere tutti, scrivere meglio

Iniziamo a raccogliere risorse utili e affidabili sparse in rete. Oggi due siti fondamentali per imparare a scrivere (e pensare) meglio

Tra i vari altissimi scopi di questo blog c’è quello di raccogliere risorse utili nei settori dei quali ci occupiamo, per costruire nel tempo una sorta di “linkoteca” da sfruttare quando ci colgono dubbi e domande, o quando cerchiamo l’ispirazione per quella certa cosa.

Iniziamo da un punto alquanto delicato, ovvero l’importanza di scrivere in italiano corretto.
Nella storia non si è forse mai scritto tanto come in quest’epoca, eppure si continua a considerare lo “scrivere bene” qualcosa di legato a un talento o a una vocazione, come se chi non fa della scrittura una professione fosse autorizzato a mettere insieme parole a caso o a ignorare l’ortografia.

Sfatiamo quindi un primo mito: essere scrittori e saper scrivere sono due cose diverse, e la seconda riguarda tutti, perché TUTTI scriviamo. Che si tratti di un curriculum, di una mail, una chat su WhatsApp, una tesi di laurea, appunti a una conferenza, una pagina Facebook o una relazione programmatica, scrivere è un’occupazione che ci tiene impegnati per buona parte delle nostre giornate. Scriviamo per ricordare cose, per spiegare cose, ottenere cose, comunicare desideri e necessità.

In teoria a scrivere si dovrebbe imparare a scuola, ma dalle aberrazioni che trionfano tra libri, giornali e siti web, vediamo che non è sempre così. Pessimismo e fastidio, dunque? Rassegnazione al degenerare della lingua, al libero regno del “piuttosto che” e del “quant’altro”? Non necessariamente.
Perché, secondo mito da abbattere: cambiare si può. Si possono correggere le lacune, rinforzare i punti deboli, migliorare le capacità di espressione. Lo si può fare in molti modi, e tra questi uno dei più efficaci è rivolgersi a esperti che mettono la propria competenza a portata di tutti, come dimostrano magistralmente Luisa Carrada e Massimo Birattari.

Luisa Carrada è copywriter, comunicatrice, formatrice e autrice di una serie di eccellenti testi sulla scrittura professionale. È altresì la creatrice del sito Il mestiere di scrivere, la prima risorsa italiana nata espressamente per fornire articoli, consigli pratici e link per scrivere meglio. Luisa è stata una pioniera nel campo, dal momento che nel (lontanissimo) 1999 progettò il sito pensando a quello che lei stessa avrebbe voluto trovare in rete, e che ancora non c’era. Quest’anno Il mestiere di scrivere festeggia le 17 primavere, ma non è diminuita di una virgola la sua utilità: come Luisa ripete, la scrittura è una e una sola, e cambiano solo i suoi obiettivi, non gli strumenti. Il sito e il blog collegato sono una miniera di indicazioni per creare testi che funzionino, presentate con una lingua chiara, precisa, non banale, non iperspecialistica, non noiosa. La lingua come la vorremmo leggere e capire sempre.

Massimo Birattari è traduttore, consulente editoriale, copywriter e redattore di testi scolastici, nonché autore di libri per bambini e di alcuni preziosi volumi di “grammatica pratica”. Da qualche tempo gestisce anche un sito/blog, Grammaland (dal titolo di uno dei suoi maggiori successi), nel quale parla di dubbi – ovviamente – grammaticali, dà suggerimenti per imparare a scrivere in modo efficace e brillante, consiglia libri da leggere e link utili. Semplice, ben disegnato e pratico da navigare, è una risorsa preziosissima per sbrogliare matasse intricate a base di condizionali e periodi ipotetici.

Conclusione: cambiare, dicevamo, si può, a patto di volerlo fare. Non per diventare novelli Leopardi o Virginia Woolf o Jonathan Franzen, ma per esprimere i propri pensieri con maggiore precisione, chiarezza e semplice eleganza. Quello che diceva Nanni Moretti in Palombella Rossa vale ancora e varrà sempre: «Chi parla male, pensa male e vive male. Bisogna trovare le parole giuste: le parole sono importanti!»
Vale anche per quelle scritte.