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Un magazine costruito con… metodo

Conoscere, progettare, costruire, confrontare, raggiungere: le cinque tappe del nostro metodo di lavoro raccontate in un case study

Uno degli aspetti migliori del nostro lavoro come consulenti è che ci capita di fare cose che non avremmo mai immaginato. Ad esempio, verso la fine dello scorso anno un gruppo multinazionale che produce e commercializza impianti per uso industriale ci ha chiesto di realizzare una newsletter sotto forma di magazine, da distribuire ai dipendenti sparsi (letteralmente) in tutto il mondo.
L’idea ci è piaciuta da subito, e ci ha permesso da un lato di sfruttare competenze trasversali di grafica e content management, e dall’altro di testare una volta di più il nostro metodo di lavoro e le sue cinque fasi: conoscere, progettare, costruire, confrontare, raggiungere.
Volete sapere come ha funzionato nel concreto? Eccovi accontentati.

Conosciamo il cliente, ci accostiamo al suo mondo, identifichiamo i suoi bisogni.
Come prima cosa abbiamo organizzato un incontro con i referenti dell’azienda, per chiarire quali fossero le loro aspettative. Abbiamo chiesto: perché una newsletter? Perché in forma di magazine? Che genere di notizie dovrà divulgare? Quale tipo di approccio tenere: istituzionale o più caldo? Con quale frequenza sarà pubblicata?
Siamo poi passati a valutare la fattibilità del progetto: il budget era sufficiente? Si poteva contare sulla collaborazione dei colleghi di altri dipartimenti e sedi? Chi avrebbe coordinato le operazioni?
Infine gli aspetti pratici: formato, colori, font, stile, tipo di carta, stampa.

Progettiamo la strategia più efficace, combinando le migliori risorse a nostra disposizione.
Partendo da tutti gli elementi raccolti abbiamo deciso insieme al cliente di produrre un numero di prova del magazine, il numero “zero”, da allegare al pacco-dono di Natale, e di vedere come l’avrebbero accolto i dipendenti. Abbiamo discusso su quali fossero i contenuti da inserire, e suddiviso tra le persone coinvolte i diversi compiti (richiesta e raccolta materiali, impaginazione, scelta della tipografia e via dicendo). Sulla base di questo abbiamo creato una griglia di massima da sottoporre ad approvazione. Una volta ottenuto l’ok, siamo passati alla fase operativa.

Costruiamo un progetto su misura per il cliente, basato sulle sue reali necessità.
Abbiamo realizzato un layout originale per il magazine, scelto un titolo e organizzato i contenuti sulle pagine a disposizione. Questa è stata forse la fase più divertente, nella quale abbiamo lasciato correre la creatività, sia nella grafica sia nei testi, provando e riprovando combinazioni diverse fino a ottenere un effetto che ci soddisfacesse.

Ci confrontiamo con il cliente lungo tutte le fasi del progetto, perché il cambiamento non può funzionare se non è condiviso passo per passo.
Una prima bozza è stata inviata al cliente, che ha proposto alcune modifiche (inserimento di nuovi elementi, eliminazione di altri, uso di carta riciclata per la stampa) e, soddisfatto del risultato, ha chiesto che se ne producessero più versioni in diverse lingue, per andare incontro ai dipendenti delle sedi non italiane. Questo ci ha costretti a rivedere parte del lavoro fatto, sia modificando layout ed elementi grafici, sia riorganizzando le tempistiche.
Per quanto siano generatori automatici d’ansia, cambiamenti di questo genere capitano sempre nei progetti nuovi: ci sono cose che non possono essere decise a priori, ma si rivelano strada facendo: per questo è importante mantenere un approccio flessibile, che permetta di cambiare le variabili in gioco proprio mentre si sta giocando.

Raggiungiamo l’obiettivo finale collaborando in modo produttivo con il cliente.
Una volta arrivati al prodotto definitivo, e dopo averlo controllato, ricontrollato e fatto approvare a tutti i livelli della gerarchia aziendale, abbiamo dato il via alle stampe e spedito il magazine ai quattro angoli del globo.
E subito dopo ci siamo dati appuntamento al mese successivo per… ricominciare da capo. Dopo le vacanze di Natale abbiamo infatti analizzato punto per punto lo svolgimento del lavoro: abbiamo messo il dito sulle criticità e deciso cosa poteva restare e cosa andava migliorato. Abbiamo analizzato le reazioni dei destinatari, che erano stati invitati a condividere via mail impressioni ed eventuali richieste.
Sulla base di questi feedback (i feedback sono fondamentali, sempre) abbiamo modificato il format del magazine e ricominciato il ciclo della “costruzione”: raccolta contenuti, organizzazione, bozze, modifiche, nuove bozze, fino alla produzione del secondo numero.

Con una terza uscita in lavorazione, oggi siamo sicuramente più preparati rispetto all’autunno scorso, con attrezzi più “affilati” e soluzioni più veloci. Eppure la novità, il contrattempo, l’idea sbucata da chissà dove ci saranno sempre, e capiterà ancora che ci si trovi un mattino a guardarsi in faccia chiedendosi: “e adesso?”.

Fa parte dello stile che abbiamo scelto, e anche se richiede fatica ci permette di saltare agili come gatti tra un ostacolo e l’altro, costruendo in diretta soluzioni che non sono mai perfettamente uguali a quelle precedenti, e non saranno mai come quelle future.
Parafrasando il signor Wolf, “siamo 365 gradi e risolviamo problemi.” Un pezzo alla volta.