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Come creare presentazioni che funzionano

Panico da PowerPoint in vista di una riunione? I colleghi tentano il suicidio davanti alle vostre slide? Vediamo perché, e come migliorare

Da una mia ricerca (non) scientifica su un campione (quasi) rappresentativo di soggetti, ho potuto constatare che le presentazioni sono tra le cose più odiate nelle aziende. Pare addirittura che il 60% per cento delle imprecazioni dirette al computer riguardi un qualche PowerPoint, percentuale che si alza al 90% in concomitanza di meeting con interventi da cento slide ciascuno.

Mi sono dunque chiesta: perché tanto odio nei confronti di uno strumento così versatile, che si presta a fare più o meno tutto quello che vogliamo?
La risposta, incredibilmente, è assai semplice: non sono i PowerPoint a fare schifo, siamo noi che non li sappiamo creare. Se produciamo presentazioni noiose, incomprensibili, che fanno venire al nostro pubblico istinti suicidi, la colpa è nostra, mica loro.

Dobbiamo pertanto condurre un severo esame di coscienza e chiederci: cosa stiamo sbagliando? E, soprattutto, come possiamo migliorare?
Di seguito alcuni suggerimenti di base: si tratta di indicazioni semplici e alla portata di tutti, anche di chi non ha seguito corsi di grafica o di “powerpointaggio”.

Preparazione

Per quanto PowerPoint e affini siano software molto disponibili, che si adattano a eseguire i nostri comandi con rapidità, sedersi alla scrivania con giusto dieci minuti di tempo e un panino ancora a metà fra l’esofago e lo stomaco non è il modo migliore per creare una buona presentazione.
Prima di lanciarsi a sbattere caselle di testo sulle slide, infatti, è indispensabile organizzare i propri contenuti, ed è un’operazione che dovrebbe iniziare lontano dal computer. Un sistema che trovo molto valido è quello di partire scrivendo a mano (sì, a mano. Ci torneremo) su un foglio tutti i punti di cui dovrà trattare l’intervento. Dopo averli elencati, metteteli in ordine, individuando il filo logico che li unisce ed evidenziando per ciascuno l’elemento centrale, la cosa più importante tra le più importanti.

Organizzare le slide

Ora che avete la vostra scaletta potete iniziare a comporre, tenendo a mente l’insegnamento dell’architetto e designer Mies Van Der Rohe, ovvero che “less is more”. Uno degli errori più comuni, che si ritrova in ogni presentazione fatta senza criterio, è quello di voler scrivere TUTTO. Vi svelo un segreto: il vostro pubblico non è lì per leggere un romanzo a video; il vostro pubblico è lì per sentire voi. Per cui più scrivete, e più lo costringete a leggere, e meno vi ascolterà. Se sentite il bisogno di trasferire grandi quantità di informazioni, preparate una dispensa e consegnatela al termine del meeting, ma nelle slide tenete solo l’essenziale. E comunicatelo un punto alla volta.
Quando le presentazioni dovevano essere stampate o scritte su fogli di acetato, ridurre all’osso il loro numero poteva avere un senso, anche economico; oggi disponiamo di infinito spazio virtuale, per cui accalcare righe e numeri in una stessa pagina è non solo inutile ma anche controproducente. State comunicando qualcosa e volete che chi ascolta lo recepisca, quindi dovete essere il più chiari possibile, sfruttando l’organizzazione degli spazi: un solo concetto / elemento / punto per slide, espresso chiaramente, con spazio vuoto intorno.

Stile

Il discorso sulla gestione dello spazio ci porta dritti alla questione dello stile: font? Colori? Corpo? Le presentazioni, soprattutto quelle aziendali, tendono a essere tutte uguali: font standard (Times New Roman, Arial, qualche Mac user con Helvetica), colori tristi (azzurro, blu e grigio fra tutti), dimensioni delle scritte microscopiche. Per non parlare delle tabelle ricche di numerini e sigle che farebbero la gioia di ogni optometrista, ma difficilmente rallegrano chi è seduto oltre la quarta fila.
Quindi: scrivete poco e scrivete “in grande”. Non riempiendo l’intera slide, ma abbastanza perché anche il tizio in piedi in fondo alla sala possa leggere. E lasciate spazio tra le righe. Far respirare i concetti, anche fisicamente, aiuta a comunicarli (e capirli) meglio.
E poi variate: usate almeno due font, uno per i testi e uno per i titoli (se proprio non ve la sentite, mantenete lo stesso, alternando però maiuscolo e minuscolo) – Google Fonts ne offre a centinaia, tutti scaricabili for free; impiegate almeno un paio di colori (se non vi fidate del vostro talento per abbinarli, provate le tabelle preimpostate di Colore Puro, oppure le tantissime palette suggerite su COLOURlovers) e usateli per enfatizzare i punti chiave.

Testi

Molti fingono che non sia così, ma in una presentazione i testi sono fondamentali. A parte i principi base di correttezza ortografica e grammaticale (la E maiuscola vuole l’accento, così: È, e non l’apostrofo, così: E’; il congiuntivo esiste, vi vuole bene, vogliatene a lui), le parti scritte di una presentazione devono essere brevi, chiare, incisive. Devono essere il distillato del discorso che ci farete intorno a voce.

Lasciate perdere frasi lunghe e pensieri estesi; se usate citazioni, che siano al massimo di due righe (e indicate sempre l’autore, aggiungendone la professione / qualifica: non tutti sanno chi era Pinco Pallino, che per voi è come un padre, e sentirsi ignorante non piace a nessuno); usate gli elenchi puntati, purché non superino i 4-5 elementi. Se sono di più organizzateli in due liste diverse e spalmatele in slide differenti.

Immagini

Avete presente il detto per cui un’immagine vale più di mille parole? Nelle presentazioni è particolarmente vero, a patto di saperle scegliere. Per cui no, le clipart di Word non contano. E neppure foto generiche dall’aria melensa: avete mai visto un’impiegata di call center sorridere felice come negli scatti tutti uguali in vendita nei siti di immagini stock? Non siete stanchi delle mille inquadrature di mani che si stringono?
Il web straripa di risorse da cui scaricare gratuitamente fotografie e illustrazioni: individuate nel vostro intervento un tema e recuperate immagini coerenti con quello e tra loro. Usate solo fotografie, o solo disegni. Sceglieteli di buona qualità, ad alta o media risoluzione (almeno 1.000 pixel per pollice – i famosi dpi – per il lato lungo). Se le usate come sfondo assicuratevi che ci sia spazio per scriverci sopra, mantenendo la leggibilità del testo.

Grafici

I grafici sono una risorsa utilissima quando dovete presentare dati e cifre, ma se vi fermate alle trite, misere colonnine, magari relegate in un angolo, ne sprecate il potenziale. Ciò che il grafico deve fare è rendere immediatamente comprensibile un rapporto numerico: sbizzarritevi creandone di forme diverse, usando il colore, e metteteli bene in vista ciascuno sulla propria slide. Non è necessario che di fianco appaiano legende infinite: le note le spiegherete a voce.
Anche per questo esistono in rete applicazioni gratuite, come LiveGap Charts (in inglese), che vi sfornano grafici belli pronti senza che dobbiate impazzire per crearli. Salvateli come immagini e importateli nella presentazione.

Logo sì o logo no?

La tentazione di piazzare il logo aziendale su ogni slide è forte, ma, se potete, il mio consiglio è: resistete. Vi siete presentati come Tizio Caio dell’azienda Sempronia; il vostro nome si legge sul programma del convegno: non avete bisogno di ripeterlo altre dieci, venti, cinquanta volte. Inseritelo in apertura e nella slide finale, insieme ai vostri recapiti. Quello che ci sta in mezzo vivrà più bello e libero, senza questo peso.

L’inizio e la fine

Possono sembrare banalità, ma c’è chi se li scorda: mettete sempre una copertina, con titolo dell’intervento e logo (qui ci va), e una slide conclusiva che contenga il vostro nome e l’e-mail e, se state parlando al di fuori dei confini aziendali, l’eventuale sito della società / gruppo. (E già che ci siete, aggiungete un grazie per l’attenzione, che male non fa.)

Come vedete non è impossibile, e neppure così complicato. Per approfondire potete consultare due delle bibbie del settore, Slide:ology di Nancy Duarte e Presentation Zen di Garr Reynolds, e farvi un giro su SlideShare.

(Certo, potrete dirmi che una presentazione piacevole e chiara non basta, e la parte del leone dovrete farla voi come oratori. È vero. Ma di questo parleremo un’altra volta.)

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